Hverdagens to do-lister overmander mig – hvordan får jeg styr på dem?

Jeg har selv en ret lang to do-liste. Faktisk så lang, at den fylder 27 sider i et worddokument på min computer. Den liste er en form for ”ekstra-hjerne”, hvor jeg skriver stort som småt ned i forsøget på at aflaste mig selv. Det betyder også, at jeg reelt ikke skal huske på ret meget, for det står under det relevante punkt på den kæmpe liste, som er overblikket over alt i min virksomhed og mit liv. 

Hvis jeg skulle begynde hver dag med at kigge på den liste, ville jeg få åndenød, inden min arbejdsdag overhovedet var begyndt. For listen er umulig at komme til bunds i. Eftersom jeg ved en del om, hvad der skaber optimal trivsel fra min faglighed, har jeg omsat forskning i, hvad der fremmer effektivitet og arbejdsglæde til nogle enkle rutiner, som jeg gerne vil dele med dig. 

Så du får her tre trin til at lave to do-lister, der støtter dig i at nå det, du skal – og giver ro i hovedet. 

1. Tag tid til at skabe fokus

Det er en god idé cirka hver tredje måned at gennemgå din liste. Jeg gør det ved sommerferien, efterårsferien, juleferien og påskeferien. Da afsætter jeg to timer til et møde med mig selv om, hvad jeg egentlig skal fokusere på i det kommende kvartal. En af nøglerne til at nå dine mål er at have en realistisk idé om, hvad de er. Du når ikke mere af at ville mere, end du kan. Tværtimod. 

Læs også

Jan Svensson ignorerede alle symptomer, indtil kroppen sagde STOP: Jeg følte mig aldrig god nok

Du er mest effektiv, når din forventning til dig selv og din reelle arbejdsevne stemmer overens. Det betyder, at du skal være villig til at strege nogle ting på din to do-liste eller lægge dem hen til en anden periode. Vær realistisk om, hvad du kan de næste måneder og slut fred med, at der måske er ting på din liste, som skal udskydes eller slettes.

2. Lav planer for en uge ad gangen 

Mit bedste råd til at få uger, der er fyldt med overskud, er at begynde ugen med at skabe overblik. Uanset om du gør det søndag aften eller mandag morgen, så brug 30 minutter på at forberede dig mentalt, før du kaster dig over alle dine to do-lister og prøver at få dit privatliv til også at hænge sammen. Jeg tager så en mindre bid ud af det, som jeg skal nå, og gør det til ugens mål. Det skriver jeg i hånden på et stykke papir. 

Jeg omsætter altid større projekter eller tanker til konkrete opgaver. Det vil sige, at jeg aldrig ville skrive ”Skriv på min bog”. Jeg ville være mere konkret som at skrive ”Færdiggør kapitel 2”. At have en håndskrevet liste over ugens arbejdsopgaver og private to do’s er grundlaget for, at jeg kan planlægge den konkrete uge.

3. The pink post-its! 

I mange år har jeg haft en idé om, at jeg hver dag skal gøre noget, som giver mit liv mening og glæde. Hvad det er, skriver jeg sammen med dagens opgaver på pink post-its. Det er, hvad jeg skal nå den dag. Ikke mere. Ikke mindre. Det giver ro hver dag at være i mål.

Hvis du har en jul forude med mange ting på din to do-liste, kan du med fordel allerede nu lægge flere opgaver ind hen over efteråret. Måske er du nødt til i den forbindelse at tage ekstra arbejdstid. En anden version af samme tankegang er, at du streger ting fra din to do i december, så der er tid til julens gøremål. Uanset om du arbejder mere inden eller gør mindre i forhold til julen, så er det vigtigt, at du beslutter, hvad du vil fokusere på og er realistisk om, hvad du kan nå, og hvad du har energi til. For stress avler mere stress. Så hellere færre ting med mere overskud