Sådan bliver du mere effektiv på jobbet

Vores arbejdsliv går i højere og højere grad med at få løst størst muligt antal opgaver på kortest muligt tid. Når de opgaver er løst, kan vi gå i gang med dit „rigtige“ arbejde, som måske kræver fordybelse. Og den udvikling får mange af os til at gå rundt som zombier – både på arbejdet og derhjemme, fordi vi er havnet i en ond spiral på jobbet, mener Nina Kenney, der er direktør for lederudvikling og erhvervsrådgiver hos rådgivningsfirmaet Franklin Covey.

– Zombi-tilstanden er en naturlig følge af de arbejdsopgaver, som vi får flere og flere af. Nemlig opgaver, der kalder på én hele tiden såsom mails, telefonopkald og kolleger, der lige skal spørge om noget, forklarer hun.

Læs også: Sådan bliver du headhuntet

Vi kommer sent i gang med det "rigtige arbejde"

Det er opgaver, der kræver, at du hele tiden er i transaktion. Det vil sige, at du skal løse det størst mulige antal opgaver på kortest mulige tid. Fordybelsesopgaverne giver os alle sammen en dybere følelse af tilfredsstillelse. Problemet er imidlertid, at antallet af transaktionsopgaver er vokset meget voldsomt: Mange af os når simpelthen ikke i gang med det „rigtige“ arbejde, forklarer Nina Kenney.

Hun har selv måttet sætte en fast dag om ugen af til fordybelse og forberedelse. En luksus, hun kan tillade sig som selvstændig, men som flere burde have mulighed for, fordi det i sidste ende giver større arbejdsglæde og bedre resultater.

– Det er jo ikke et resultat i sig selv at sidde og tømme indbakke og svare på mails hele dagen med mindre det altså er indholdet i din jobbeskrivelse. Hvis du derimod bliver betalt for at være kreativ, planlægge og strukturere, er det ikke smart. På engelsk har man to ord for det danske effektiv, nemlig effective og efficient. Effective betyder, at din indsats har en virkning, mens efficient bare fortæller, at du får udrettet noget, men ikke om det er synderlig vigtigt for dig eller din arbejdsplads, siger Nina Kenney.

Instant messaging tager tiden

Hvad er det første du gør, når du møder mandag morgen? Laver kaffe, åbner post, sludrer? Hvis du er ligesom langt de fleste af os, er mailen det første stop. Inden du tænder kaffemaskinen. Og så fortsætter vi ellers sådan hele dagen.

– Hvis vi nøjedes med at læse mails om morgenen, var problemet der formentlig slet ikke. Men vi læser mails hele dagen, både for at holde mængden nede, og fordi de „kalder“ på os hele tiden. Det er nærmest kemisk, at vi bliver tiltrukket af mails, der tikker ind på skærmen – og gerne lige vil se, hvad de indeholder. Derfor er det første, jeg anbefaler folk, at lukke mail-vinduet, når de sidder og arbejder. For det forstyrrer helt vildt.

Men på mange arbejdspladser er det ikke længere nok med mails, der er også kommet et internt besked system, så man er helt sikker på at kunne få fat på hinanden.

– Instant messaging er rigtig svært. Det er jo blevet opfundet som en slags super-overhalingsbane, der kører udenom mail-systemet. Som et tegn på, at vi nu synes, at mailing går for „langsomt“. Med instant messages kan afsenderen se, om du er på mailen og dermed også se, om du tøver med at svare af en eller anden grund, siger Nina Kenney, som skynder sig at tilføje, at det ikke kun er for at tilfredsstille chefen, kunderne og vennerne, at vi er så hurtige på tasterne.

– Vi bliver hooked. Transaktionsarbejde er vildt afhængighedsskabende. Vi er indrettet sådan, at vores nysgerrighed styrer vores aktivitet – og mails gør os nysgerrige. Hvad mon der står? Åh, nej er det mon problemer? En invitation? Et fedt foto? En ny forretning? Brok?

– Det giver et lille adrenalinsus, når du ser en ny mail og får håndteret det problem eller den information, som mailen indeholder. Vi kan altså blive helt afhængig af at føle os super-hurtige til at løse transaktionsopgaver i stedet for at vurdere deres vigtighed. Som når du stresser over, at du kun har hvide servietter til gæsterne og kører ud efter dueblå, to minutter før gæsterne skal komme. Er det vigtigt? Er det værd at stresse for?

– Den egentlige grund til, at vi skal bruge mindre tid på mails og brandslukning er, at det forhindrer os i at bruge os selv rigtigt, kreativt og innovativt. For eksempel til at se tingene fra en anden kant eller planlægge, hvor man gerne vil hen med en bestemt opgave. Der bliver ikke plads til de store tanker, fordi hjerne er fyldt op med „ligegyldigt“ småtteri, forklarer Nina Kenney.

Er du i flow?

Det handler blandt andet om alfabølger, som er hjernebølger med en positiv frekvens, der giver os en følelse af flow, når vi arbejder og lader os opsluge af en bestemt aktivitet.

– Når vi er i flow, bliver vi klogere og analyserer bedre. Men vigtigst af alt udløser det en dyb følelse af meningsfuldhed og glæde. Ægte arbejdsglæde kræver, at du også har uforstyrret tid på dit job, hvor du kan fordybe dig, siger Nina Kenney og henviser til en konkret undersøgelse om fordybelsens betydning for arbejdsglæde:

– Hvis du bliver forstyrret midt i en opgave, der kræver koncentration, går der mindst 20 minutter, før du når samme koncentrationsniveau igen. Prøv så at forestille dig, hvad der sker, når vi har mails tikkende ind hele tiden. Så er man ret frustreret efter en arbejdsdag, forklarer Nina Kenney, som får henvendelser fra arbejdsgivere, der heldigvis også er begyndt at se det her som et problem.

– De føler sig selv som zombier – og de kan se, at medarbejdere får mere og mere travlt, er dødtrætte og mangler overblikket. Det er godt, de kan mærke det på sig selv, for det i sidste ende dem, der skal lave om på tingene ved at afstikke en ny kurs for virksomheden, siger Nina Kenney, som dog synes det er en god idé at begynde at sætte egne grænser også.

– Du kan blive bedre til at parere forstyrrende kolleger. Spørg dem, om det kan vente en time, til du er færdig med det, du er i gang med. Lad være med at have mailen tændt hele dagen – og undgå instant messaging, hvis du kan mærke, at det forstyrrer dig.

Send ikke mails døgnet rundt

Den bedste måde er dog at blive opmærksom på sig selv. Lad være med at forstyrre kolleger og samarbejdspartnere med mails og sms’er i overflad. Saml sammen og send én i stedet – og lad dog være med at sende mails kl. 5.45 om morgenen eller om natten. Det sender forkerte signaler om tilgængelighed 24-7.

Det er især tilgængeligheden, vi skal gribe ind over for. Modsætningen til tilgængelighed er nemlig fordybelse – og fordybelse giver det, alle zombier længes efter: Følelsen af at være levende, også på jobbet.  

Sådan kommer du ud af zombi-tilstanden:

1) Læs mails på faste tidspunkter, f.eks. morgen, efter frokost og eftermiddag. Afsæt højst en time. Rør hver mail én gang. Forhold dig til dine mails på følgende måde: Besvar det, der kan besvares her og nu. Slet alt, hvad der kan slettes (sæt gerne regler og filtre op i din Outlook, der kan gøre noget af arbejdet for dig). Hvis en mail kræver mere af dig (f.eks. ekstra undersøgelse eller information, før du kan svare) flyt den over i den kalender eller på din to-do-liste, så du ved, at du skal afsætte tid til det på et andet tidspunkt. Brug ikke din indbakke som skraldespand. Forsøg at holde den på et minimum – gerne ryddet hver dag, det giver overblik og ro.

2) Book et møde med dig selv, når du skal lave „tænkearbejde“. Det er bedre at arbejde hjemme en halv dag i ny og næ og virkelig få de vigtige ting for hånden end at være tilgængelig for andre hele tiden. Når du er fuld koncentreret, når du tingene på den halve tid.

3) Brug tid på at planlægge. Afsæt 20-30 minutter ugentligt til planlægning af de vigtigste opgaver, aktiviteter eller fokusområder i relationen til dine forskellige roller – både professionelt og privat. Spørg dig selv: „Hvad er det vigtigste i denne uge – hvad vil have den største betydning“. Afsæt herefter tid i din kalender til dette.

4) Brug 5-10 minutter dagligt på at skabe overblik over dagen. Start ikke i din indbakke, men skab overblik over dagens aftaler og opgaver. De fleste af os er håbløse tidsoptimister, og det er derfor en fordel at afdække, hvor lang tid ting egentlig tager.

5) Hold pause fra din pc eller andet arbejde efter 60-90 minutter. Rejs dig op, gå lidt rundt, drik lidt vand, træk vejret og bevæg kroppen.

6) Sig nej på en relationsbevarende måde. Når du bliver afbrudt, og du vurderer, at det ikke haster, kan du godt spørge: „Kan det vente?“. Hvis ikke, så giv tilstrækkelig information til, at han/hun selv kan komme videre. Vær skarp i forhold til at forventningsafstemme med folk omkring dig.

7) Styr din egen nysgerrighed. Slå pop-up-vinduet fra i din mail. Den gør dig nysgerrig og tager fokus væk fra det, du er i gang med.

8) Lad hjernen gøre arbejdet, mens du slapper af. Sørg for at få nok alfa-tid i din hverdag, hvor din hjerne får lov til at gå ned i tempo. Alfa-hjernebølger ligger mellem 8-12 hz. Når du er i denne tilstand, beskæftiger du dig med ting, der er vigtige, men som ikke haster. Det er her du planlægger, forbereder, tænker langsigtet, relationsopbygger og hjælper din hjerne med at restituere. Kreativ tænkning og problemløsning sker ofte, når vi er i alfa-zonen, derfor er det vigtigt, at du lægger lommer af tid ind i din dag eller uge, hvor der er mulighed for denne tilstand.

9) Spar på ja’erne. Forventningsafstemning og overholdelse af aftaler er med til at bygge en stærkere tillid til dine medmennesker/kolleger.

10) Find ud af, hvornår på dagen du har mest energi – og lav de mest krævende opgaver på dette tidspunkt. Har du store svære opgaver, der venter dig, så forsøg at nedbryde disse til overskuelige størrelser. På den måde er det overkommeligt, og du er allerede i gang.